Si eres dueño de un restaurante, ya sabes que existen muchas herramientas de software diseñadas para facilitarte la vida. Sin embargo, con tantas opciones en el mercado, puede ser difícil saber cuáles realmente valen la pena. En este artículo te damos una visión general de cuatro tipos de software esenciales en los restaurantes: sistemas POS, sistemas de gestión de inventarios, sistemas de gestión de personal y sistemas contables. También compartimos consejos prácticos para ayudarte a evitar errores costosos al elegir el proveedor de software adecuado para tu negocio.
Sistemas POS
Un sistema POS (punto de venta) es una pieza fundamental del software de un restaurante: te permite procesar transacciones de forma rápida y eficiente. Con las herramientas de desarrollo actuales es un software relativamente fácil de construir, así que encontrarás opciones en todos los rangos de precio. Al elegir un POS, considera lo siguiente:
- Facilidad de uso.
- Elige un sistema que tu personal pueda usar con facilidad, con una interfaz intuitiva y fácil de navegar.
- Compatibilidad.
- Asegúrate de que funcione con el hardware y el software que ya tienes, y de que sea un sistema abierto que te permita intercambiar información con otros sistemas sin limitaciones. Muchos proveedores cobran tarifas elevadas solo por dejarte extraer tu propia información. Asegúrate de que tus datos no queden parcialmente secuestrados.
- Escalabilidad.
- A medida que tu negocio crezca, necesitarás un POS que crezca contigo. Busca funciones como pedidos móviles y pagos en línea, para mantenerte al día con la industria.
- Soporte al cliente.
- Elige un proveedor con excelente soporte. Habla con otros usuarios y averigua cuánto tardan normalmente en responder.
- Tarifas.
- La mayoría de los proveedores de POS hoy apuntan a quedarse con tus comisiones de procesamiento de tarjetas, porque es una línea de negocio extremadamente rentable. Muchos procesadores de tarjetas incluso te regalan el POS a cambio de esas comisiones. Busca la mejor relación entre tarifas y funcionalidad, y un proveedor enfocado en el POS.
Sistemas de gestión de inventarios
Un sistema de gestión de inventarios es probablemente el software más odiado de todos. Los clientes lo odian, los desarrolladores lo odian y los proveedores lo odian. Los clientes lo odian porque exige mucho trabajo, genera mucha frustración y da la sensación de ser un área de gestión que nunca logran resolver. Los desarrolladores lo odian porque lo construyen con sentido común, pero sin mucho conocimiento del sector. Los proveedores lo odian porque saben que es el área donde tendrán más conflictos y frustraciones con los clientes.
La mayoría de las grandes marcas de sistemas para restaurantes compran una herramienta de inventarios de terceros, con cierta trayectoria y muchos clientes, pero no siempre resuelven el problema de sus usuarios. Al elegir un sistema de gestión de inventarios, considera lo siguiente:
- Ten claro lo que realmente necesitas: qué debe incluir una buena solución de inventarios, sin dejarte confundir por las estrategias de venta.
- Debe darte información acumulada de costos, con costo real y teórico, en la que puedas profundizar para encontrar las áreas con problemas.
- Debe ser fácil de usar y flexible para corregir errores sin depender todo el tiempo del soporte.
- Este tipo de software debe ser muy robusto, y eso solo se logra con tiempo y madurez.
- Debe seguir los cambios de precio de alimentos e insumos.
- Debe tener un módulo de transformaciones sólido para seguir los componentes.
- Las recetas deben ser fáciles de mantener, para hacer cambios y cambiar de proveedor sin rehacerlas.
- Debe ayudarte a calcular tu lista de compras.
- Debe tener un buen control de usuarios y trazabilidad.
- Las facturas deben ser fáciles de gestionar, con lectura automática (OCR).
- Precisión: debe registrar con exactitud tus niveles de inventario, para evitar excesos o faltantes.
- Reportes: debe permitirte seguir tus niveles de inventario en el tiempo y hacer ajustes cuando sea necesario.
- Soporte al cliente: elige un proveedor con excelente soporte.
- Pide a tu proveedor que te muestre un cliente real trabajando y obteniendo información consistente.
- Pregúntale a tu proveedor si está dispuesto a devolverte el dinero si demuestras que el sistema no funciona como promete.
Sistemas de gestión de personal
Un sistema de gestión de personal te ayuda a registrar las horas de los empleados, programar turnos y gestionar las solicitudes de tiempo libre. Al elegirlo, considera lo siguiente:
- Facilidad de uso.
- Elige un sistema que tu personal pueda usar con facilidad, con una interfaz intuitiva y sencilla.
- Precisión.
- Debe registrar correctamente las horas trabajadas y los turnos, para no pagar de más ni de menos a tus empleados.
- Que funcione con tu POS.
- Debe ayudarte a estimar cuántos empleados necesitas en ciertos días y turnos, y compararlo con los horarios reales.
- Reportes.
- Debe permitirte seguir tus costos de personal y hacer ajustes cuando sea necesario.
- Soporte al cliente.
- Elige un proveedor con excelente soporte.
Sistemas contables
Un sistema contable te ayuda a registrar ingresos y gastos, gestionar facturas y pagos, y preparar reportes financieros.
Una vez que resuelves la gestión y el control de inventarios con una solución especializada y precisa, habrás resuelto cerca del 70% de la información de tu restaurante y de tus cuentas por pagar. El otro 30% corresponde a la gestión de gastos como personal, ocupación y otros costos que normalmente son fijos. Eso significa que puedes elegir casi cualquier sistema contable que esté abierto a recibir información de facturas y que maneje el proceso de cuentas por pagar.
Con una buena solución especializada de inventarios, no necesitas el ERP complejo y costoso que muchas empresas compran pensando que así resolverán sus problemas de abastecimiento.
- Facilidad de uso.
- Busca una interfaz intuitiva que tu equipo pueda usar con facilidad.
- Compatibilidad.
- Debe funcionar con el software que ya usas y estar abierto a intercambiar información sin limitaciones.
- Escalabilidad.
- A medida que tu negocio crezca, necesitarás un sistema que crezca contigo.
- Soporte al cliente.
- Elige un proveedor con excelente soporte. Habla con otros usuarios y averigua cuánto tardan normalmente en responder.
Conclusiones
En lugar de poner todos los huevos en una sola canasta con una solución "todo en uno" para la industria de la hospitalidad, considera dividir tus necesidades en componentes. Así aprovechas la experiencia especializada en cada área y tienes más flexibilidad si algo no funciona como esperabas, sin arriesgar una inversión importante.
Piénsalo así: ¿querrías que todos los electrodomésticos de tu cocina estuvieran en un solo aparato? Si falla una parte, todo deja de funcionar.
